Pusat Arsip PT Semen Padang diprakarsai oleh Direktur Utama PT Semen Padang, pada masa itu Ir. Setiadi Dirgo pada tahun 1989 dan tahun 1990 Pusat Arsip mulai melakukan kegiatan untuk pertama kalinya di bawah Biro (Humas) Hubungan Masyarakat PT Semen Padang sampai tahun 2001. Pada tahun 2002 Pusat Arsip mengalami perubahan pada manajemennya, Pusat Arsip PT Semen Padang difungsikan sebagai pusat arsip perusahaan di bawah wewenang Sekretariat Perusahaan oleh Direktur PT Semen Padang Ir. A. Ikhdan Nizar (1998-2003) dengan nama Central Arsip PT Semen Padang. Karena telah menjadi Pusat Arsip Sekretariat Perusahaan, maka semua bentuk kegiatan kearsipan dijalankan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dari Sekretariat Perusahaan.

1.1 Pengertian Arsip

Arsip adalah informasi yang terekam di seruah instansi, lembaga atau perorangan dalam melaksanakan kegiatannya terutama yang berkaitan dengan masalah administrasi hukum dan bisnis (Basuki, 1996:1). Kearsipan mempunyai peranan penting sebagai pusat ingatan, informasi, dan sebagai alat pengawasan yang diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengindeksan setepat-tepatnya (Barthos, 1997:2).

Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971, tentang pokok kearsipan, menyatakan bahwa arsip adalah :

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal ataupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swata atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, dalam keadaan tunggal ataupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Selain dari pengertian di atas arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan, dan pemeliharaan surat atau warkat yang mempunyai arti penting ke dalam maupun keluar (Barthos, 1972:2).

1.2 Jenis – jenis arsip

Jenis-jenis arsip yang dimiliki Pusat Arsip PT Semen Padang adalah arsip dinamis inaktif berbentuk kertas yaitu:

§ Arsip sekretariat perusahaan

§ Undangan

§ Arsip tentang perumahan dinas

§ Arsip keuangan perusahaan

§ Arsip kesehatan dan data karyawan dengan staf

§ Arsip tanah perusahaan

§ Arsip kendaraan dinas

§ Arsip proyek pembangun ( packing plant)

Di samping arsip-arsip di atas, di PT. Semen padang Juga menyimpan arsip Visual, seperti menyimpan foto-foto lama menyangkut kegiatan dagang perusahaan dagang ini selama masa jayanya. Hal ini dimungkinkan karena biasanya bangsa Belanda memiliki kesadaran yang tinggi untuk memelihara arsip keluarga. Informasi awal menunjukkan bahwa dalam arsip keluarga besar Veth tersimpan tak kurang dari 350 foto dan sketsa lama, antara lain foto-foto mengenai fasilitas PT Semen Padang, seperti foto rooteroven sepanjang 86 meter dengan kapasitas produksi 1200 drum (vaten) per hari (lihat gambar).

1.3 Fasilitas Arsip

Adapun fasilitass penunjang kegiatan dalam pemeliharaan arsip di antarany yaitu:

§ Rak besi atau rak siku

§ Folder dan kertas kissing sebagai pembungkus

§ Filling cabinet

§ Box-box untuk penyimpanan arsip yang sudah dibungkus

2. Prosedur Penyimpanan Arsip dan Sistem Temu Kembali Arsip PT.Semen Padang

Penemuan kembali arsip adalah cara bagaimana sesuatu dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu yang cepat dan tepat ( Widjaja, 1986:171). Pada dasarnya suatu arsip dapat menjadi sumber informasi apabila arsip tersebut dapat di temukan kembali fisik dan isi informasi. Faktor- faktor yang harus diperhatikan di dalam sistem penemuan kembali adalah berkaitan dengan sistem pemberkasan yang diterapkan, sarananya seperti indeks dan tunjuk silang dan juga unsur kecepatan dan ketepatan yang menjadi dasar sistem prosesnya. Begitu juga dengan arsip yang ada di PT Semen Padang ini. Agar para penelusur arsip tidak susah, atau mereka harus membolak balik semua folder arsip yang tersimpan di Rak, maka harus ada alternatif untuk mempermudah temu balik arsip. Adapun sarana yang di gunakan adalah Indeks. Selain indeks, juga diginakan kode dan tunjuk silang.

Pada urusan kearsipan sekretariat perusahan PT Semen Padang, prosedur penyimpanan arsipnya memakai sistem subjek yang berbasis komputer artinya sistem penyimpanan dibantu komputer dalam penyimpanan data. Arsip-arsip yang dikirim kebagian urusan kearsipan tersebut diolah dengan tujuan untuk (1) memilah arsip sesuai dengan klasifikasi; (2) memudahkan dalam penemuan kembali apabila arsip sewaktu-waktu diperlukan; (3) agar arsip terjamin kelestariannya.

2.1 cara prosedur dalam penyimpanan arsip

Adapun cara prosedur dalam penyimpanan arsip sekretariat perusahaan PT Semen Padang yaitu :

- Menghimpun dan Mengumpulkan Arsip

- Mengklasifikasikan Arsip

- Memberi Kertas Kesing Arsip

- Memasukkan Data Arsip ke dalam Komputer

- Memasukkan Arsip ke dalam Books Arsip

- Menempatkan Boks Arsip ke dalam Rak Arsip

2.1 Sistem temu kembali arsip

Sistem temu kembali arsip melalui langkah-langkah sebagai berikut :

- Menetukan Pokok Masalah

Menentukan pokok masalah arsip yang dikeluarkan atau dipinjam dapat diketahui melalui kartu lembar arsip, dalam lembar pinjam arsip sudah dijelaskan beberapa keterangan tentang arsip yang akan dipinjam. Contohnya arsip laporan aktivitas sekretariat perusahaan tahun 2006 kode klasifikasinya KS.01.01.

- Pengambilan Arsip ke Rak Arsip

Setelah kode arsip diketahui, arsip tersebut diambil dari tempatnya secara baik dan hati-hati. Pengambilan berkas sebagai bukti bahwa arsip tersebut dipinjam, pegawai memasukkan lembar peminjaman arsip ke dalam filling cabinet, dan dikumpulkan selama satu bulan lalu direkaptulasi ke dalam map.

3. Pelayanan Informasi Mengenai Arsip PT Semen Padang

Pelayanan informasi tentang arsip yang ada pada PT Semen Padang dilakukan oleh sekretariat kearsipan. Dimana dalam penelusuran maupun pemanfaatan arsip yang ada para pengguna harus mengikuti ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam proses penelusuran informasi. Hal yang demikian dilakukan karena tidak semua arsip dapat di telusur informasinya oleh pengguna karena ada beberapa arsip yang bersifat sangat rahasia.

3.1 Ketentuan-ketentuan dalam Proses Peminjaman Arsip yaitu :

1. Para penelusur informasi harus membawa fotokopi kartu identitas (KTP,SIM, Kartu Pelajar).

2. Membawa surat izin, rekomendasi ataupun bukti diri untuk penelitian dari lembaga atau instansi masing-masing.

3. Harus bisa menjaga kondisi dari arsip yang dipinjamkan (agar tidak rusak)

4. Mengikuti ketentuan-ketentuan lain yang berlaku dalam proses peminjaman arsip.

3.2 Sarana Penunjang

Dalam proses pelayanan informasi mengenai arsip yang ada pada PT Semen Padang, sekretariat kearsipan menyediakan berbagai sarana penunjang diantaranya :

1. Tenaga atau pemandu yang dapat membantu pengguna dalam mencariarsip yang dicari.

2. Ruang baca .

3. Layanan fotokopi (bagi arsip yang boleh difotokopi).

3.3 Aturan-aturan dalam pelayanan Arsip PT Semen Padang

Adapun aturan dalam pelayanan arsip di PT. Semen Padang ini yaitu :

1. Pengguna dilarang membawa tas kedalam ruangan.

2. Pengguna tidak dibenarkan membawa barang-barang yang dapat merusak fisik arsip. Seperti : minuman,makanan.

3. Pengguna tidak dibenarkan mengambil arsip tanpa izin dari pemandu kearsipan.

3.4 Jadwal Pelayanan Arsip

Di depo arsip ini, adapun jadwal pelayanan arsip yaitu :

Senin : 09.00 s/d 14.00 (diselingi istirahat )

Selasa : 09.00 s/d 14.00 (diselingi istirahat )

Rabu : 09.00 s/d 14.00 (diselingi istirahat )

Kamis : 09.00 s/d 14.00 (diselingi istirahat )

Jumat : 09.00 s/d 13.00

Sabtu : 09.00 s/d 13.00

3.5 Layanan peminjaman Arsip

Arsip yang ada di PT. Semen Padang ini, Umumnya hanya boleh di pinjam oleh orang-orang yang ada dalam organisasi itu sendiri. Artinya hanya untuk orang yang memiliki keperluan saja, para pejabat dan pekerja di lingkup PT Semen Padang. Layanan arsip di sini meliputi:

1. Pemintaan

Layanan arsip dilakukan atas dasar adanya kebutuhan informasi dari unit kerja yang menyimpan arsip dipusat arsip. Permintaan dapat dilakukan secara langsung, melalui telepon dan juga melalui e-mail. Arsip bisa dibaca di tempat yang telah di sediakan. Atau bisa juga di bawa keluar dari kantor penyimpanan, dengan syarat- syarat tertentu.

2. Pencarian

Pencarian bisa dilakukan dengan dua langkah, yaitu : dengan cara manual, yaitu langsung datang ke kantor Arsip, atau melalui komputer.

3. Pencatatan

Pencatatan dilakukan oleh arsiparis yang bertugas, agar mengetahui keberadaan suatu arsip.

Adapun syarat-syarat dalam peminjaman arsip yaitu :

a. Bagi para peminjam arsip, harus mengisi Formulir-formulir yang telah di sediakan, agar bisa di ketahui kapan suatu arsip dipinjam dan kapan harus dikembalikan. Form ini diisi berjumlah tiga rangkap. Pada formulir ini telah di tuliskan kapan peminjaman dan kapaan pengembalian arsip.

Jika seseorang yang tidak mengembalikan arsip pada jadwal pengembalianya, maka akan di berikan sangsi, yaitu uang Rp. 5000,00/ hari. Kecuali jika ada konfirmasi bahwa arsip tersebut masih di butuhkan dan tidak dapat dikembalikan pada hari itu.

b. Harus dinyatakan sebagai masyarakat di PT. Semen Padang. Atau para-para pekerja/ pejabat yang berkepentingan akan arsip tertentu.

4. Denah kantor Arsip Semen Padang

N xnmm,,,

Ruang Kepala

Ruang Komputer

Ruang karyawan

Ruang Peminjaman Arsip

Ruang Baca Arsip

Rak Arsip

Rak arsip

Yanis

Minggu, 04 November 2012

Sekilas Tentang Pusat Arsip PT Semen Padang